การจัดการความรู้ (KM) คืออะไร?
การจัดการความรู้ (Knowledge Management : KM) คือ การรวบรวมองค์ความรู้ ที่มีอยู่ในองค์กร ซึ่งกระจัดกระจายอยู่ในตัวบุคคล หรือเอกสาร มาพัฒนาให้เป็นระบบ เพื่อให้ทุกคนในองค์กร สามารถเข้าถึงความรู้ และพัฒนาตนเองให้เป็นผู้รู้ รวมทั้งปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ อันจะส่งผลให้องค์กร มีความสามารถในเชิงแข่งขันสูงสุด โดยความรู้ที่มีนั้น มี 2 ประเภท คือ
- ความรู้ที่ฝังอยู่ในคน (Tacit Knowledge) เป็นความรู้ที่ได้จากประสบการณ์ พรสวรรค์ หรือสัญชาติญาณของแต่ละบุคคล ในการทำความเข้าใจในสิ่งต่าง ๆ เป็นความรู้ที่ไม่สามารถถ่ายทอดออกมาเป็นคำพูด หรือลายลักษณ์อักษรได้ เช่น ทักษะในการทำงาน งานฝีมือ หรือการคิดเชิงวิเคราะห์ บางครั้ง จึงเรียกว่า เป็นความรู้แบบนามธรรม
- ความรู้ที่ชัดแจ้ง (Explicit Knowledge) เป็นความรู้ที่สามารถรวบรวม ถ่ายทอดได้ โดยผ่านวิธีต่าง ๆ เช่น การบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร ทฤษฎี คู่มือต่าง ๆ และบางครั้งเรียกว่า เป็นความรู้แบบรูปธรรม
นพ.วิจารณ์ พานิช ได้ระบุว่า การจัดการความรู้ สามารถใช้เป็นเครื่องมือเพื่อการบรรลุเป้าหมาย อย่างน้อย 4 ประการ ได้แก่
- บรรลุเป้าหมายของงาน
- บรรลุเป้าหมาย การพัฒนาคน
- บรรลุเป้าหมาย การพัฒนาองค์กร ไปเป็นองค์กรเรียนรู้
- บรรลุความเป็นชุมชน เป็นหมู่คณะ ความเอื้ออาทรระหว่างกัน ในที่ทำงาน
ทำไมต้องมี ตัวช่วยการจัดการความรู้
โลกยุคปัจจุบัน มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในด้านต่าง ๆ เช่น สารสนเทศ ความรู้ เทคโนโลยี การตลาด ความต้องการของลูกค้า คู่แข่ง ฯลฯ โดยมีการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญ ได้แก่
- สินค้าและการผลิต ที่ต้องพึ่งพาความรู้ และสารสนเทศ เช่น สินค้าไฮเทคต่าง ๆ มีความสำคัญทั้งด้านคุณค่า และมูลค่ามากกว่าสินค้า และการผลิต ที่พึ่งพาแรงงาน เครื่องจักร และทรัพยากรธรรมชาติ
- การแข่งขันเปลี่ยนจากใครมีขนาดใหญ่กว่ามาเป็นใครเร็วกว่า
- ความได้เปรียบด้านการผลิตที่อาศัยความรู้ ทักษะ และเทคโนโลยี สำคัญกว่า ด้านเครื่องจักร เครื่องมืออุปกรณ์
- ความคิดสร้างสรรค์ใช้สร้างความได้เปรียบได้ดีกว่าการใช้ทุน
- การสร้าง การกระจาย และการใช้ความรู้ ซึ่งอาจเรียกรวมกันว่า การจัดการความรู้ กลายเป็นตัว ขับเคลื่อนหลักของเศรษฐกิจยุคปัจจุบัน เพื่อให้เกิดการเติบโต สร้างความมั่งคั่ง และสร้างงานในอุตสาหกรรมทุกรูปแบบ โลกของการทำงานก็เปลี่ยนแปลงไป
คุณธรรม 8 ประการของการจัดการความรู้ มีอะไรบ้าง?
- ศีลธรรมพื้นฐาน ศีลธรรมพื้นฐานของสังคม คือ การเคารพศักดิ์ศรี และคุณค่าความเป็นคนของทุกคน อย่างเท่าเทียมกัน ศีลธรรมพื้นฐานนี้ จะนำไปสู่การอยู่ร่วมกันอย่างสันติ การจัดการความรู้ มีพื้นฐานอยู่ที่ การให้คุณค่าแก่ความรู้ ที่อยู่ในตัวคนทุกคน จึงเป็นรูปธรรมแห่งการปฏิบัติที่เคารพศักดิ์ศรี และคุณค่าความเป็นคนของคนทุกคน
- การไม่ใช้อำนาจ การใช้อำนาจ จะไปปิดกั้นกระบวนการตามธรรมชาติ คือ การรับรู้ เรียนรู้ งอกงาม ถักทอเครือข่าย เมื่อใช้อำนาจ จะทำให้กระบวนการตามธรรมชาติบิดเบี้ยว เบี่ยงเบนไปจากที่ควรจะเป็น
- การฟังอย่างลึก (deep listening) การนำความรู้ ที่แฝงเร้นในตัวออกมา แลกเปลี่ยนเรียนรู้กัน ต้องมีการคุยที่เน้นการฟังอย่างลึก ไม่ใช้โต้เถียงกัน โดยหวังเอาชนะ การฟังอย่างลึก และเงียบ จิตใจสงบ มีสติจดจ่ออยู่กับสิ่งที่ได้ยิน จะทำให้เกิดปัญญา
- วิธีการทางบวก คือ เอาความสำเร็จ ความภาคภูมิใจ ของสิ่งที่เคยทำด้วยดีเป็นตัวตั้ง นำมาเห็นคุณค่า และชื่นชม แลกเปลี่ยนเรียนรู้ ต่อยอดให้งดงาม และมีประโยชน์ยิ่งขึ้น วิธีการทางบวก ทำให้มีความปิติ มีกำลังใจ มีความสามัคคี และมีพลังสร้างสรรค์ ที่จะเคลื่อนตัวต่อไปในอนาคต
- การเจริญธรรมะ 4 ประการ ที่เกื้อหนุนการเรียนรู้ร่วมกัน ปกติมนุษย์เรียนรู้ร่วมกันยาก เพราะกิเลส เช่น ความโกรธ ความเกลียด อหังการ การจะเรียนรู้ร่วมกัน ควรเจริญธรรมะ 4 ประการ ได้แก่ ความเอื้ออาทร ความเปิดเผย ความจริงใจ และความเชื่อถือไว้วางใจกัน
- การเรียนรู้ร่วมกันในการปฏิบัติ (interactive learning through action) เป็นอิทธิปัญญา ความรู้ในตัวคน เป็นความรู้ที่เนื่องด้วยการปฏิบัติ และการจัดการความรู้ ที่ส่งเสริมการเรียนรู้ร่วมกัน ทำให้ให้การปฏิบัติบางสิ่งบางอย่างเป็นผลสำเร็จ
- การถักทอไปสู่โครงสร้างใหม่ขององค์กรและสังคม การส่งเสริมให้เกิดการเรียนรู้ร่วมกัน ทำให้บุคคล ทั้งตัวบุคคล ภายในองค์กรเดียวกัน หรือข้ามองค์กรเข้ามาเชื่อมโยงกัน โดยความสมัครใจ ไม่ใช่การบังคับ แต่เชื่อมโยงด้วยการเรียนรู้ และทำกิจกรรมร่วมกัน เกิดเป็นเครือข่ายทั้งภายในองค์กร และข้ามองค์กร
- การเจริญสติในการกระทำ การเจริญสติ คือ การรู้ตัว ทำให้จิตใจสงบ มีอิสรภาพ เพราะหลุดพ้นจากความบีบคั้น สัมผัสความจริงได้ ควบคุมความคิด การพูด และการกระทำได้ ทำให้เกิดความสำเร็จ เป็นความงาม ความดี และความสุข
ปัญหาของการจัดการความรู้ มีอะไรบ้าง?
- การขาดความไว้วางใจต่อกัน และกันของบุคลากร ทำให้เกิดความระแวง ทำให้งานขององค์การไม่ก้าวหน้า
- การขาดความร่วมมือของบุคลากร ทำให้งานไม่ประสบผลสำเร็จ
- การมีทัศนคติที่ไม่ดีต่อองค์การ ทำให้บุคลากรทำงานให้กับองค์ การไม่เต็มความสามารถ
วิธีการจัดการความรู้ (KM) ให้มีประสิทธิภาพ
มีวิธีการจัดการความรู้มากมาย แต่วิธีการที่ทำให้ KM มีประสิทธิภาพมากขึ้น ทำได้ดังนี้
- ทำให้เป็นเรียลไทม์ : เพราะความรู้แบบเรียลไทม์ มีคุณค่ามหาศาล ทุกอย่างในองค์กร จะมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว การเข้าถึงข้อมูลที่ปัจจุบันที่สุด อัพเดทที่สุด จึงช่วยประหยัดเวลา และเงิน แถมยังเพิ่มทักษะของพนักงานให้ทันโลกอีกด้วย
- การจัดการความรู้ ไม่ใช่โครงการที่อยู่นิ่ง : เมื่อองค์กรจะเติบโต และพัฒนาอยู่ตลอดเวลา ความรู้ก็เช่นกัน จึงต้องมีการวางแผน การจัดการความรู้อย่างต่อเนื่อง ไม่ใช่ทำครั้งเดียวแล้วเลิก
- ตัดสินว่าจะรวบรวมความรู้อย่างไร : ต้องระบุที่มาขององค์ความรู้ทั้งหมดในองค์กร ซึ่งมีการศึกษาพบว่า พนักงานกว่า 51% จะรู้สึกแปลกแยก ถ้าไม่เข้าถึงความรู้ของเพื่อนร่วมงาน และ 25% รู้สึกหนักใจ ดังนั้นจึงจำเป็นต้องทำให้เกิดการแบ่งปันความรู้ เพื่อลดช่องว่างในองค์กรด้วย
- หาวิธีการจัดเก็บที่เข้าถึงได้ : ความรู้ในองค์กรกว่า 80% เป็นความรู้ที่จับต้องไม่ได้ จึงต้องมีกระบวนการจัดเก็บ ที่สามารถค้นหาได้สะดวกรวดเร็วในที่ที่เดียว
- หาพื้นที่ในการแบ่งปันข้อมูล : นอกจากจัดเก็บ ยังต้องมีการแบ่งปันข้อมูล เช่น ผ่านการฝึกอบรบ เพื่อแน่ใจว่าความรู้ดังกล่าวเข้าถึงทุกคน
- น้อมรับระบบเครื่องมือในที่ทำงาน : ทุกวันนี้ มีระบบการจัดการข้อมูลมากมายให้เลือกใช้ ซึ่งเป็นวิธีการที่ดีในการเก็บ รวบรวม และง่ายต่อการเข้าถึงต่อพนักงานทุกคน การมีแพลตฟอร์ม ก็จะทำให้ทุกอย่างง่ายขึ้น
- กระตุ้นให้พนักงานถามตอบคำถาม : พนักงานต้องมีพื้นที่ปลอดภัยในการตั้งคำถาม และพื้นที่ในการแบ่งปันข้อมูลที่ได้ค้นหามา จะช่วยให้องค์ความรู้ มีการปะทะสังสรรค์ จนเกิดองค์ความรู้ใหม่ ๆ ได้
เป็นอย่างไรกันบ้างกับ การจัดการความรู้(KM) ที่เราได้นำมาแชร์กัน จะเห็นได้ว่า Knowledge Management คือ สิ่งที่ทุกองค์กรห้ามมองข้าม และควรเริ่มทำตั้งแต่วันนี้ เพราะสิ่งที่มีคุณค่ามากที่สุดไม่ใช่เม็ดเงิน แต่คือองค์ความรู้ ที่อยู่ในตัวบุคคล หรือพนักงานของคุณ ซึ่งไม่เพียงจะเพิ่มศักยภาพให้กับองค์กรแล้ว แต่ยังเพิ่มความสุขให้กับพนักงานของเราด้วย
สามารถอ่านบทความดี ๆ ได้ที่นี่
อ้างอิงข้อมูลจาก: km.dtam.moph.go.th, okmd.or.th, resource.lib.su.ac.th, th.hrnote.asia
